Es gab eine Zeit, in der ich meinen Kalender nur für Kundentermine, Arzttermine und Geburtstage genutzt habe. Also für Sachen, die für andere Menschen wichtig waren.
Alles andere ist irgendwann im Alltag passiert. Oder eben nicht. Ich hatte immer wieder das Gefühl, ins Fitnessstudio gehen zu wollen, mich hinzusetzen und an meinem Blog zu arbeiten, mich abends mit einem Buch zurückzuziehen. Aber wenn diese Sachen nicht im Kalender standen, sind sie meistens erst als letztes drangekommen. Oder gar nicht.
Heute ist mein Kalender voll mit Terminen, die ich mit mir selbst habe. Und ich schaffe deshalb mehr, nicht weniger. Wie das funktioniert und warum das die vielleicht wichtigste Gewohnheit ist, die ich in den letzten Jahren gebaut habe, erzähle ich dir hier.
Vom Kalender-Chaos zur Kalender-Freude
Ich war nie ein Kalender-Mensch. Ich habe viele Systeme durchprobiert, Print-Kalender, Bullet Journal, verschiedene Apps. Nichts hat wirklich getaugt. Wenn ich einen Termin nicht in der Arbeit hatte, ist er einfach irgendwo im Kopf gewesen. Und meistens habe ich ihn dann vergessen.
Ich kann nicht ganz genau sagen, wann sich das geändert hat. Aber irgendwann habe ich angefangen, kleine Termine mit mir selbst zu machen. Ein Spaziergang um 15 Uhr. Fitness um 18 Uhr. Buch lesen um 20 Uhr. Alles in den Google Kalender.
Und irgendwann habe ich gemerkt: Wenn es im Kalender steht, mache ich es. Wenn nicht, verliere ich es.
Privates first
Das ist die erste und wichtigste Regel, die ich mir angewöhnt habe. Sport, Blog-Schreiben, Zeit mit meinem Partner, Zeit für mich selbst. Alles Sachen, die vorher hinten runtergefallen sind, wenn die Arbeit lief. Und die Arbeit lief immer.
Deshalb kommen private Termine bei mir zuerst in den Kalender. Meine Lauftermine für die Woche werden Sonntagabend eingetragen. Fitnessstudio-Zeiten stehen fest. Erst dann kommt die Arbeit dazwischen, statt umgekehrt.
Das klingt vielleicht ein bisschen komisch für dich, wenn du angestellt bist und deine Arbeitszeiten sowieso feststehen. Aber es gibt trotzdem Spielraum. Auch bei dir sind es die Randzeiten, die frei sind. Der Feierabend. Der Vormittag am Samstag. Die Stunde vor der Arbeit. Wenn du diese Zeiten nicht bewusst planst, füllen sie sich mit Kleinkram. Und der Sport, der Blog, die eigene Sache, die dir am Herzen liegt, kommt nicht dran.
Warum Kalender-Termine mit dir selbst wirken
Es gibt einen Effekt, den ich lange nicht verstanden habe. Wenn ich mir einen Termin mit mir selbst mache und ihn einhalte, passiert etwas mit meinem Kopf.
Ich baue Vertrauen zu mir selbst auf.
Jedes Mal, wenn ich eine Verabredung mit mir halte, gebe ich meinem Gehirn das Signal: Ich halte, was ich mir verspreche. Und umgekehrt: Jedes Mal, wenn ich meinen Lauf, meinen Fokusblock, meine Yoga-Zeit kippe, weil etwas anderes „dringender“ ist, gebe ich meinem Gehirn das Signal: Meine Versprechen an mich selbst sind verhandelbar. Andere Menschen sind wichtiger. Meine Arbeit ist wichtiger. Alles ist wichtiger als ich.
Das klingt vielleicht dramatisch. Aber es passiert im Kleinen und wirkt im Großen. Nach drei Wochen, in denen du deine Termine mit dir selbst konsequent einhältst, hast du ein ganz anderes Selbstbild. Nach drei Wochen, in denen du sie ständig verschiebst, glaubst du dir selbst nicht mehr.
Deine Energie-Zeiten kennen
Bevor du deinen perfekten Tag baust, brauchst du eine Zutat: Du musst wissen, wie deine Energie im Tagesverlauf verteilt ist.
Bei mir ist das ziemlich klar. Vormittags bin ich am kreativsten und kann am besten denken. Nach dem Mittagessen habe ich ein kleines Tief, in dem ich lieber Organisationskram mache. Am späten Nachmittag komme ich noch einmal zurück, aber nicht mehr auf dem Niveau vom Vormittag. Abends bin ich zu fertig für Deep Work, aber gut für alles, was Ruhe und Reflexion braucht.
Wenn du nicht weißt, wann deine Energie da ist, mach dir ein Audit. Stell dir eine Woche lang jede Stunde einen Wecker und schreib kurz auf, was du gerade machst und wie fit du dich dabei fühlst. Nach zwei Wochen siehst du ein Muster.
Und dann kommt der Trick: Du legst deine wichtigen Aufgaben in die High-Energy-Zeiten und deine Routine-Aufgaben in die Low-Energy-Zeiten. Klingt selbstverständlich, ist es aber im Alltag nicht. Die meisten machen ihre Deep-Work-Aufgaben, wenn sie eigentlich gerade nicht fit genug sind.
Übrigens: Es gibt verschiedene Chronotypen. Manche Menschen sind absolute Morgenmenschen, die zwischen 6 und 10 Uhr ihre größte Schaffenskraft haben. Andere blühen erst nachmittags auf. Und einige sind echte Abend-Eulen, die zwischen 21 und 1 Uhr am produktivsten sind. Wenn du merkst, dass deine Energie ganz anders verteilt ist als meine, ist das völlig normal. Bau dein System um deinen eigenen Chronotyp.
Der Perfect Day
Der Perfect Day ist eine Vorlage. Er hilft dir, deinen Tag zu strukturieren, wenn du gerade nicht weißt, wo du anfangen sollst. Kein Muss und kein starrer Plan, an den du dich jeden Tag halten musst.
So sieht meiner aus:
- 7:30 bis 8:30 Uhr: Aufwachen, frühstücken, fertig machen
- 8:30 bis 11:30 Uhr: Deep Work (kreativ, Kundenprojekte)
- 11:30 bis 12:30 Uhr: Orga, kleine Aufgaben
- 12:30 bis 13:30 Uhr: Mittagspause
- 13:30 bis 15:00 Uhr: Orga, Marketing, kleine Aufgaben
- 15:00 bis 17:00 Uhr: Deep Work
- 17:30 bis 19:00 Uhr: Wind down, aus dem Arbeitsmodus kommen, zum Sport
- 19:00 bis 23:00 Uhr: Abend genießen, an eigenen Zielen arbeiten, entspannen
Diese Vorlage liegt in meinem Google Kalender als eigener Kalender, den ich einblenden kann. So sehe ich, wenn ich neue Termine eintrage, wo sie am besten hinpassen. Und ich vermeide, dass ich Kleinkram in meine Deep-Work-Zeiten schiebe.
Die Perfect Week
Der Perfect Day funktioniert für Menschen, deren Tage sich ähneln. Wenn deine Tage sehr unterschiedlich sind, ist die Perfect Week besser.
Die Perfect Week baut auf denselben Prinzipien auf, verteilt die Themen aber über die Woche. Meine sieht ungefähr so aus:
- Montag: Website-Aufträge bearbeiten, Leads, Laufen, digitale Produkte
- Dienstag: Website-Aufträge, digitale Produkte, Spaziergang, Marketing
- Mittwoch: Website-Aufträge, digitale Produkte, Laufen, Marketing
- Donnerstag: Content-Produktion (Blog, Podcast, Video), Spaziergang, Strategie
- Freitag: Website-Aufträge, Analyse und Optimierung, Ablage, Laufen
Auch das ist eine Vorlage, kein Zwang. An manchen Tagen klappt es super, an anderen wird alles anders. Aber ich habe eine Grundstruktur, an der ich mich orientieren kann. Und ich schiebe Marketing nicht ewig auf, weil ich weiß, dass Donnerstag eigentlich mein Content-Tag ist.
Und wenn ich angestellt bin
Ja, wenn du angestellt bist, hast du weniger Freiheit. Aber du hast Randzeiten, und diese Randzeiten gehören dir.
Frag dich mal: Was passiert bei mir morgens vor der Arbeit? Was passiert abends? Was passiert am Wochenende? Diese Zeit ist deine, und wenn du sie bewusst planst, wirst du merken, dass da mehr Platz ist, als du dachtest.
Ich kenne genug Menschen, die neben ihrem Vollzeitjob ein Buch schreiben, für einen Marathon trainieren oder ein Business aufbauen. Sie haben nicht mehr Zeit als du. Sie packen ihre Zeit bewusst in ihren Kalender.
Wenn du das lernen willst und dich neugierig fragst, wie ich das ganze Cozy-Goals-System aufbaue, ist mein Cozy-Goals-Beitrag ein guter Einstieg.
Wo du anfangen kannst
Wenn dich das anspricht, mach dieses Wochenende zwei Sachen.
Erstens: Öffne deinen Kalender und trage drei private Termine für die nächste Woche ein. Wirklich private Sachen wie Sport, Lesen oder einen Anruf bei einer Freundin. Setze sie so ein, wie du auch Kunden-Termine setzen würdest. Also mit fester Zeit und ohne Anspruch, dass du sie sofort verschiebst.
Zweitens: Halte diese Termine, auch wenn etwas anderes „dringender“ erscheint. Denn wenn du sie einmal verschiebst, dann noch mal und noch mal, ist die Übung wertlos.
Nach vier Wochen dieser Praxis wirst du dich anders fühlen. Du hast nicht plötzlich mehr Zeit. Du vertraust dir selbst wieder. Und du merkst, dass deine wichtigsten Sachen bewusst geplante Räume brauchen, sonst passieren sie einfach nicht.
Diese Regel ist Nummer fünf von zwölf in meinem Buch Produktivitätsmenschen (Arbeitstitel). Wenn dich das Thema Kalender-Führen und Zeit-Strukturierung länger beschäftigt, freue ich mich, wenn du dranbleibst. Der Buchlaunch wird in ein paar Monaten sein.
Und wenn du bis dahin nur eine Sache mitnimmst, dann diese: Was nicht im Kalender steht, existiert nicht. Also mach das Wichtige in deinem Leben sichtbar.
