Ich glaube, du kennst das Gefühl. Du sitzt vor deiner To-Do-Liste und alles darauf ist wichtig. Sonst wäre es ja nicht auf der Liste. Also fängst du oben an, machst was, und am Ende des Tages hast du das Gefühl, nichts wirklich erledigt zu haben. Weil das, was du gemacht hast, dich nicht wirklich weiterbringt.
Ich habe dieses Muster jahrelang in mir getragen. In meiner Ausbildungszeit hat es mir sogar meine Haut gekostet.
Was mir eine Neurodermitis über Prioritäten beigebracht hat
Damals war ich in der Ausbildung. Ich war täglich lange unterwegs, weil meine Züge blöd fuhren. Ich blieb abends oft länger, weil ich noch etwas fertig machen wollte musste. Ich war ständig im Stressmodus, ohne es zu merken.
Und dann waren da diese Neurodermitis-Herde auf meiner Haut. Große Stellen, die einfach nicht weggehen wollten. Ich habe damals nicht verstanden, wo das herkommt. Ich habe es mit Cremes bekämpft, mit Ernährung, mit allem Möglichen. Nichts hat wirklich geholfen.
Bis ich fertig war mit der Ausbildung. Ich habe mir zwei Monate frei genommen, bevor der neue Job anfing. Und binnen weniger Wochen sind die Herde einfach verschwunden. Über Nacht, so kam es mir vor.
Da wurde mir klar: Es war der Stress. Und der Stress kam nicht von der Arbeit an sich. Er kam davon, dass ich alles gleich wichtig genommen habe. Dass ich nie unterschieden habe zwischen dem, was mich wirklich weiterbringt, und dem, was einfach nur zu tun war.
Diese Erfahrung ist ein Teil meines Buchs geworden. Und sie ist der Anlass, warum ich dir heute darüber schreibe.
Warum wir schlecht darin sind zu priorisieren
Priorisieren ist schwer. Alle sagen es dir. Und trotzdem machen es die wenigsten wirklich.
Der Grund ist einfach: Auf deiner Liste steht ja nichts Unwichtiges. Alles hat einen Sinn. Alles hat einen Grund. Alles muss gemacht werden. Wenn du eine Aufgabe wegstreichst, hast du das Gefühl, du wirst dieser Aufgabe nicht gerecht.
Aber genau das ist der Denkfehler. Nicht alle Aufgaben bringen dich gleich weit. Ein Kundenanruf, der einen Auftrag rettet, ist nicht dasselbe wie E-Mails checken. Ein Blogbeitrag, der Menschen erreicht, ist nicht dasselbe wie Ablage. Trotzdem behandeln wir all diese Aufgaben so, als wären sie gleich wichtig. Und am Ende gewinnt das, was am lautesten schreit. Meistens sind das die dringenden Sachen, nicht die wichtigen.
Was mich wirklich weitergebracht hat
Vor ein paar Jahren habe ich mich als Designerin selbstständig gemacht. Am Anfang wollte ich alles anbieten. Websites, Logos, Flyer, Social Media, was auch immer die Kunden brauchten. Alles für jeden zu sein, das war der Plan.
2024 habe ich gemerkt, dass mir alles außer Websites keinen Spaß macht. Flyer waren zeitaufwendig und ich habe kaum etwas daran verdient. Logos habe ich immer neben Websites gemacht, weil die Kunden es brauchten, aber sie haben nie zu meinem Umsatz beigetragen.
Also habe ich Prioritäten gesetzt. Websites zuerst, alles andere hinten anstellen. 2025 habe ich dann konsequent gemacht, was mich weiterbringt: Fokus auf Website-Kunden. Weniger arbeiten. Mehr Zeit für Sport, Blog, mein Buch.
Das Ergebnis: mehr Freizeit und mehr Geld. Weil ich die Zeit, die vorher in kleine Aufträge floss, jetzt in Kunden fließt, die mich wirklich weiterbringen. Und in Sachen, die mich als Person weiterbringen. Wie meine Fitnesstrainer-Ausbildung oder meinen Halbmarathon.
Die Eisenhower Matrix in meiner Variante
Die klassische Eisenhower Matrix teilt Aufgaben in vier Kategorien.
Wichtig und dringend. Diese zuerst erledigen.
Wichtig und nicht dringend. Diese danach.
Dringend und nicht wichtig. Diese delegieren.
Nicht wichtig und nicht dringend. Diese weglassen.
Klingt gut. Funktioniert aber im echten Leben nicht immer. Denn ich kann als Selbstständige nicht einfach alles delegieren. Und „weglassen“ fühlt sich fast unmöglich an, wenn eine Aufgabe schon auf der Liste steht.
Deshalb habe ich für mich eine leicht angepasste Version. Ich nenne sie die Eisenhower Matrix 2.0.
Kategorie eins bleibt gleich: wichtig und dringend. Sofort machen.
Kategorie zwei: wichtig und nicht dringend. Direkt danach machen. Das sind oft die Aufgaben, die dich wirklich weiterbringen. Sport, Blog, dein Business auf ein neues Level bringen. Die schiebst du gerne auf, weil sie keine Deadline haben. Genau da liegt die Falle.
Kategorie drei ist tricky: dringend und nicht wichtig. Das sind Aufgaben, die einfach gemacht werden müssen, auch wenn sie dich nicht weiterbringen. Steuererklärung. E-Mails checken. Termine mit dem Vermieter. Plane sie ein, aber lass sie nicht deine wichtigen Aufgaben ausbremsen.
Kategorie vier: nicht wichtig und nicht dringend. Ich verwerfe sie nicht komplett, weil ich weiß, dass mir viele Ideen kommen, die vielleicht später wichtig werden. Ich habe eine „Wenn Zeit ist“-Liste. Da landen Sachen, die mich reizen, aber gerade nicht dran sind.
Die einfache Rot-Gelb-Grün-Methode
Wenn dir die Matrix zu komplex ist, hier ist meine einfache Alternative. Ich mache das oft mit Menschen, die zum ersten Mal in ihre Woche schauen.
Schreib am Sonntag oder Montag alle deine To-Dos für die Woche auf. Alles. Ohne zu sortieren.
Nimm dann einen roten Stift und mache einen Punkt hinter jede Aufgabe, die du nicht diese Woche machen musst.
Nimm einen gelben Stift und markiere die Aufgaben, die gut wären in dieser Woche, aber die auch nächste Woche noch okay wären.
Und nimm einen grünen Stift für die Aufgaben, die wirklich diese Woche gemacht werden müssen, weil sie dich weiterbringen.
Am Ende hast du drei Farben. Die grünen kommen zuerst dran. Die gelben, wenn Zeit ist. Die roten wandern in deine „irgendwann“-Liste.
Diese Methode ist unspektakulär und deshalb funktioniert sie. Sie zwingt dich nicht in ein System, sie hilft dir nur, kurz nachzudenken.
Was Priorisieren mit meinem Alltag gemacht hat
Ich schlafe besser. Meine Haut ist gut. Mein Körper zeigt mir nicht mehr an, dass er Stress hat, weil ich weniger Stress erlebe. Ich habe abends manchmal richtig Feierabend, weil ich weiß, dass ich heute das Wichtige geschafft habe.
Und ich verdiene mehr Geld. Wenn du das lange nicht gemacht hast, klingt das wahrscheinlich unlogisch. Weniger arbeiten, mehr verdienen. Aber genau so ist es. Weil die Zeit, die vorher zerfranst war, jetzt in die richtigen Aufgaben fließt.
Was ich dir nicht versprechen kann: dass es einfach ist. Das erste Mal, wenn du eine Aufgabe wirklich weglässt, ist unangenehm. Du hast das Gefühl, dass etwas Wichtiges liegen bleibt. Und manchmal bleibt tatsächlich etwas liegen. Aber du merkst schnell, dass die Welt nicht untergeht.
Wo du anfangen kannst
Wenn dich das anspricht, mach dieses Wochenende die Rot-Gelb-Grün-Methode einmal für deine nächste Woche. Beobachte, was passiert. Wahrscheinlich wirst du merken, dass du drei Sachen wirklich wichtig findest und dreißig Sachen so mittel. Und dass die drei Sachen die sind, die dich weiterbringen.
Das ist der Anfang. Der Rest wächst mit der Zeit.
Diese Regel ist Nummer vier von zwölf in meinem Buch Produktivitätsmenschen. Wenn dich Priorisieren länger beschäftigt und du das komplette System kennenlernen willst, das ich im Alltag nutze, freue ich mich, wenn du dranbleibst und das Buch mit uns durchgehst, sobald es da ist.
Mehr zu dem Konzept dahinter findest du in meinem Beitrag über Cozy Goals. Das ist die größere Idee, aus der Priorisieren nur ein Baustein ist.
