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Als Selbstständige:r hat man immer was zu tun. Die nie enden wollende To-Do Liste mit all den Aufgaben, Ideen und Projekten liegt neben uns und für jeden Punkt, den wir wegstreichen, kommen drei neue dazu. Am Anfang hat mich das gestresst. Aber ist es nicht auch gut, dass wir nie fertig werden? Wenn alle Punkte weg sind, heißt das, wir müssen auf Projektsuche gehen. Trotzdem haben wir natürlich dauerhaft Druck, unsere To-Do’s abzuarbeiten. Und damit nichts unter den Tisch fällt, habe ich mein eigenes Produktivitätssystem aufgebaut.
Was kann das System? Zum einen meine Zeit besser einteilen. Statt nach jeder Aufgabe zu überlegen, was der nächste Schritt ist, habe ich diesen schon definiert. Mit dem Produktivitätssystem spare ich mir vor allem eines: ganz viel Denkleistung (wie auch durch die Capsule Wardrobe). Zum anderen schaffe ich es dadurch mehrere Bereiche, die mir wichtig sind, unter einen Hut zu bekommen. Das sind zum Beispiel meine Kundenprojekte, Marketing, Sport und mein Buch.
Ich bin davon überzeugt, dass das Produktivitätssystem sowohl für Angestellte als auch für Selbstständige funktioniert. Wobei letztere natürlich einfacher ihre Zeit einteilen können. Schau einfach mal, ob und was du für dich übernehmen kannst.
Das System baue ich von grob nach fein auf. Lass uns starten.
1. Capture it!
In meinem Second Brain (Notion) habe ich unfassbar viele Seiten für verschiedene Themen. Dort sortiere ich alle meine Gedanken und Ideen. Doch statt diese direkt dort zu notieren, gehe ich noch einen Schritt zurück. Auf meinem Handy befindet sich eine ToDoist Liste direkt auf dem Homescreen. Egal welche Idee ich habe, sie landet zuerst dort. Das hat den Vorteil, dass ich nicht erst suchen muss, wo diese Information oder Idee hingehört, sondern kann sie erstmal nur sortieren. Einmal pro Woche gehe ich dann durch diese Capture Liste und füge die Inhalte dort ein, wo sie hingehören.
Das Gleiche mache ich übrigens auch in Instagram, wenn ich Beiträge speichere, außerdem habe ich ein Album in meiner Galerie, in der ich Screenshots und Ideen hinterlege. Und natürlich findet sich auch in meinem Bullet Journal eine Seite für Capture it.
2. Die klassische To-Do Liste
Natürlich habe auch ich eine ganz klassische To-Do Liste, wenn auch etwas ausführlicher. Beziehungsweise zwei, denn ich führe eine für mein Business und die andere für mein Privatleben. Die Punkte, die in meiner Capture Liste notiert sind, wandern oft weiter in die richtige To-Do Liste.
Wie oft hast du schon alte Mails nach irgendeiner wichtigen Information durchgesehen? Deshalb sind meine To-Do Listen als Karten in Notion angelegt. Statt auf 10 verschiedenen Zetteln, in E-Mails und sonst wo verteilt, finden sich alle Informationen zu jedem Projekt in der jeweiligen Karte. Kommt eine E-Mail, wandert der Inhalt dort hinein. Führen wir ein Gespräch, kommen die Inhaltspunkte in die Karte. Das spart nicht nur Zeit durch weniger unnötiges Suchen, sondern macht Bearbeitungsprozesse auch wesentlich übersichtlicher.
3. Einteilung mit der Eisenhower Matrix
Jeder hat irgendwann vermutlich schon einmal von der Eisenhower Matrix gehört. Wenn ich ehrlich bin, konnte ich damit lange nichts anfangen. Ich kannte die Funktionsweise, aber habe den Nutzen für mich nicht erkannt. Seit ein paar Monaten habe ich aber das System für mich etablieren können und kann nun wirklich gut damit arbeiten.
Da bei mir ja alles in Notion stattfindet, habe ich meinen Projektkarten einen neuen Status hinzugefügt: “Eisenhower”. Diese Matrix sortiert Projekte in folgende Staten:
- Wichtig und Dringen
Diese Aufgabe solltest du als allererstes bearbeiten. Denn sie ist sowohl besonders wichtig, als auch sehr dringend. Hier liegt deine vollste Aufmerksamkeit. - Wichtig, nicht dringend
Kommt direkt dahinter. Diese Aufgaben haben noch etwas mehr Zeit, sollten aber trotzdem bald bearbeitet werden. - Nicht wichtig aber dringend
Hierzu zähle ich Dinge, wie Inhalte für die Steuererklärung heraussuchen. Für mein tägliches Geschäft sind mir diese Aufgaben nicht wichtig, trotzdem müssen sie dringend erledigt werden. - Nicht wichtig, nicht dringend
Das sind Aufgaben, die wir gerne angehen würden. Zum Beispiel Ideen, die uns gekommen sind. Wenn der Kalender es zulässt, können solche Aufgaben angegangen werden.
4. Der "Perfect Day"
Wie sieht dein perfekter Tag aus? Hast du dir das schon einmal überlegt? Wenn nicht, wird es Zeit. Und damit meine ich nicht deinen Arbeitstag, sondern den gesamten Tag von Aufstehen bis Einschlafen. Warum das wichtig ist? Damit du genau weißt, was du brauchst, um gut arbeiten zu können, um deine Freizeit perfekt genießen zu können und auf Dinge achtest, die dir privat eigentlich sehr wichtig sind.
Schreibe dir einmal deine perfekte Zeitplanung auf. Wann stehst du auf, was brauchst du am Morgen, wann geht es mit der Arbeit los, wann benötigst du Pausen dazwischen, wie lang machst du Mittagspause, wie lang möchtest du arbeiten, wie sieht der perfekte Feierabend aus?
Was wäre, wenn du den perfekten Tag direkt in deinem Leben etablieren könntest? Ich habe das für mich gemacht. Es ist natürlich etwas einfacher, wenn man sich seine Zeiten selber einteilen kann. Aber vielleicht kannst auch du in deiner Position deine perfekte Zeitplanung zumindest ein bisschen etablieren. Und das geht so:
Öffne deinen Kalender und erstelle eine neue Ansicht. Nenne sie “Perfect Day”. Nehme dir den Montag vor und definiere, wann du aufstehen willst und wie lange du für deine Morgenroutine benötigst. Bei mir ist diese von 7-8 Uhr eingetragen. Manchmal ist sie kürzer, manchmal länger. Das ist egal. Hauptsache, du weißt grundsätzlich, was du in dieser Zeit des Tages machen kannst. Bei mir geht es dann mit einem Block Mails und Orga weiter. Mein Arbeitstag beginnt also. In maximal 30 Minuten strukturiere ich mich und starte dann in meinen Deep Work Block von 8:30 Uhr bis 12 Uhr. Um 12 Uhr nehme ich mir eine halbe Stunde Zeit für mein Marketing und mache dann 1h Pause. Dann gibts wieder einen Block Mails und Orga und dann steht mein Deep Work Block am Nachmittag an. Der letzte Orga Block, an dem ich den nächsten Tag plane, steht an und dann kümmere ich mich ggf. nochmal ums Marketing.
Abends steht dann ggf. Fitnessstudio im Kalender oder andere Aktivitäten, die regelmäßig auftreten. Zwischen 22:30 Uhr und 23:30 Uhr plane ich ins Bett zu gehen.
Diese Art der Zeitplanung hat viele Vorteile. Das sind meine liebsten:
- Ich lasse mich nicht von Mails ablenken, weil ich bewusst Zeiten gesetzt habe, an denen ich mich um diese kümmere.
- Ich vernachlässige mein Marketing nicht, weil ich dafür extra Zeit im Kalender geblockt habe.
- Ich muss mich nicht dauernd entscheiden, was als Nächstes zu tun ist. Mein Kalender sagt es mir.
- Ich mache Termine so aus, wie sie mir gut tun. Business Termine innerhalb der vorgesehenen Zeiten und private Termine so, dass ich einigermaßen gut ins Bett komme, bzw. andere Dinge, die mir wichtig sind, nicht zu kurz kommen.
- Ich schaffe Platz für das, was mir privat wichtig ist. Sport zum Beispiel. Denn Termin ist Termin.
Die Termine in deiner perfect Day Ansicht kannst du für jede Woche wiederholen lassen. Wenn du irgendwann merkst, dass du mit der Zeitplanung nicht zurecht kommst, kannst du sie einfach anpassen. Sie ist so flexibel wie du.
5. Time Blocking
Ist der perfekte Tagesablauf dann mal definiert, nutze ich ihn, um meinen Tag damit zu planen. Das mache ich jeweils am Abend davor. Dafür nehme ich meinen normalen Business-Kalender, den ich über den neuen “perfect Day” Kalender lege.
Abends, bevor ich mein MacBook schließe, schaue ich mir also nochmal alle Aufgaben in meiner To-Do Liste an. Ich schaue mir an, welche Aufgaben wichtig und dringend sind und ich auf jeden Fall bearbeiten sollte.
Die wichtigsten 3 suche ich mir heraus und blocke dafür gewisse Zeiten im Kalender. Normalerweise in Blöcken von 1 – 2 Stunden. Außerdem lese ich aus meinem Contentplan, welche Contentpieces ich als nächstes fertigstellen muss. Diese trage ich mir für die Marketingzeiten ein.
Ich muss mal wieder die Küche putzen? Dann lege ich mir einen 15 Minuten-Blocker in meine Freizeit. Denn auch dort prokrastiniere ich manchmal und überlege, was ich als Nächstes tun könnte. Der Kalender nimmt mir die Ideenfindung ab und die Küche ist in Nullkommanix erledigt.
Wichtig ist bei diesem System, dass man sich nicht zu sehr einengen lässt. Der Kalender soll immer nur Anhaltspunkte geben, aber nie Stress-Auslöser sein. Wenn man sich an die Zeitplanung halten kann, ist das top. Wenn nicht, ist das genauso unkritisch.
Drei Tipps, die bei Timeblocking noch helfen:
- 3 wichtige To-do’s
Statt alles auf einmal zu wollen, fokussiere dich täglich auf die 3 wichtigsten To-Do’s. Versuche, erstmal diese zu erledigen. Wenn dann noch Zeit ist, kannst du andere To-Do’s angehen und vorarbeiten. - E-Mails checken
E-Mails und Benachrichtigungen lenken uns ab. Unser Gehirn benötigt nach einer Ablenkung eine gewisse Zeit, um wieder in die Aufgabe hineinzukommen. Deshalb habe ich feste Zeiten für meine Mails. Dazwischen kann man mich in Notfällen gerne anrufen. - Pomodoro
In den Zeitblöcken durcharbeiten kann man machen, muss man aber nicht. Ich stelle mir einen Pomodoro Timer (25 Minuten) und arbeite in dieser Zeit konzentriert. Dann stehe ich für 5 Minuten auf, trinke etwas, fahre den Schreibtisch nach oben, bewege mich und bin dann fit für die nächste Runde.
Fazit
Mit diesem System habe ich selten Tage mit dem Gefühl, nichts geschafft zu haben. Es hilft mir auf so vielen Ebenen mich auf das zu fokussieren, das mir Spaß macht und mich weiterbringt. Mein Gehirn ist entlastet, weil ihm so viele Entscheidungen abgenommen wurden, bzw. Dinge, die ich mir merken will, notiert sind. Kein hilfloses Suchen mehr, kein Erinnern an kleine Aufgaben, kein Entscheiden, was der nächste logische Step ist. Was sehr eingeschränkt klingt, ist für mich ein Weg zu mehr Zeit für Kreativität, Inspirationen und eben Dingen, die mich wirklich voranbringen.